Содержание welcome letter (начало)

Как и любое другое деловое письмо welcome letter имеет обязательные и дополнительные реквизиты. Включите в приветственное письмо только ту информацию, которая не содержится в официальных документах: правилах внутреннего трудового дня, должностной инструкции, положении о структурном подразделении организации.

Перейти в начало

 Содержание welcome letter

Адресат

  • Фамилия, имя отчество (инициалы в сокращенном виде);
  •  Адрес, по которому соискатель проживает;
  • Контактные данные (email, телефон).
  • Данные о получателе в welcomeletterуказываются в соответствии с его резюме или на основании паспортных данных.

Формула приветствия в welcome letter

Начинается welcome letter с обращения и обоснования направление данного письма. В письме используется обращение, принятое в организации: по имени или имени, отчеству. Например:

Уважаемый Иван!

Поздравляем Вас с успешным прохождением собеседования на замещение вакантной должности администратора коммуникационных сетей!

Сведения об организации

  • В настоящем разделе указывается миссия и основные ценности кампании
  • Данные о структурном подразделении
  • В двух-трех предложениях необходимо заявить о роли подразделения в деятельности организации.

Контакты непосредственного руководителя

Начните этот раздел с названия должности и имени руководителя: фамилия, имя и отчество. Если в организации принято обращаться по имени отчество указывать не нужно. Обязательно укажите рабочее место начальника (кабинет, офис), часы приема по производственным и личным вопросам, телефон, email или другие средства связи.

приветствие нового сотрудника в компании

Условия трудоустройства

Сообщите новому сотруднику в welcome letter о его рабочем месте и передаваемом ему оборудовании. Здесь же указываются сроки ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, кодексом корпоративной этике, положением о выплатах стимулирующего и компенсационного характера, предоставления необходимых документов для  трудоустройства и т.п. Если оборудование и другие средства труда передаются сотруднику под материальную ответственность, обратите его внимание на этот факт и сообщите, как это будет оформлено юридически.

Сообщите о периодичности  прохождения инструктажа по технике безопасности и охране труда, медицинского осмотра, аттестации, например по работе с определенным программным обеспечением. Установите конкретный срок для первичных процедур.

Организация рабочего времени

Если в организации допускается гибкий режим рабочего времени, поставьте новичка об этом в известность. Для начала укажите режим работы организации в целом, который может быть больше продолжительности рабочего дня отдельного сотрудника. Затем сообщите период в течение которого работник может начать рабочий день и уйти с работы. В этом случае, акцентируйте внимание, что продолжительность рабочего дня должна соответствовать установленным законодательствам нормам (8-ми, 6-ти часовой рабочий день) или правилам внутреннего трудового распорядка.

Сообщите в welcome letter о возможности сделать перерыв для отдыха и обеда. В случае, если ваша организация работает без обеденного перерыва также следует сообщить работнику с какого по какое время человек может пообедать и условие, что все сотрудники подразделения не должны устраивать перерыв одновременно.

Расскажите сотруднику о порядке предоставления различных отпусков, в том числе в случае временной нетрудоспособности.

В следующих частях: социальный пакет, контактные лица, фирменный стиль welcome letter и пример.

Марина Белоусова

Преподаватель-эксперт в области прикладных социально-экономических программ Центра компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана. Директор специальных и краудфандинговых проектов Российского агентства развития информационного общества. Владелец интернет-проектов под брендом Эксперт BTL.

Comments are closed.